D’Archimage à FranceArchives, le parcours des archives de l’EFA vers le portail national des archives

L’EFA conserve actuellement environ 350 mètres linéaires d’archives, plus de 850 000 clichés, 68 000 documents graphiques et plus de 8 000 estampages. Afin d’en assurer la bonne gestion, le service informatique (L. Mulot) a développé en interne une application nommée Archimage, intégrant à la fois la gestion des métadonnées descriptives et celle des autorités, la conservation des fichiers numériques et la possibilité d’accéder à distance à une sélection de notices et images associées, diffusées dans le cadre de la science ouverte. Depuis 2023, cette application a été mise à disposition des autres EFE. Pour plus d’informations, voir le billet publié dans la Newsletter ResEFE HN SO 3.

Les archives de l’EFA et FranceArchives

En 2022, l’EFA signe une convention avec FranceArchives, s’engageant à publier ses inventaires sur le portail national. Un premier test avait été effectué en 2022-2023, ayant abouti à la mise en ligne des inventaires des archives manuscrites Attique (ATT) et Albanie (ALB), en retravaillant les inventaires déjà présents dans une base AtoM avec l’outil ISADG to EAD, en vue d’une preuve de concept. Mais la démarche s’avérait peu satisfaisante, car chaque instrument de recherche devait être remanié de manière individuelle. Afin que le service dispose d’une base unique, il a été décidé de faire d’Archimage le seul outil de gestion des archives. Outre les nombreux développements réalisés en vue d’atteindre cet objectif, un effort particulier a été fait dans l’interopérabilité des métadonnées descriptives et des images, et dans la manière pour le public de pouvoir les récupérer. Dans ce cadre, l’export EAD a été exploré, de même qu’un entrepôt OAI-PMH permettant à d’autres structures ou entités, comme FranceArchives, de moissonner les inventaires déposés.

Comment passer de notices individuelles à des inventaires structurés ?

Une des difficultés de ce projet d’export EAD a été de faire converger de manière structurée des descriptions éclatées. En effet, Archimage abritait initialement les notices de la photothèque et de la planothèque, décrivant de manière détaillée les documents photographiques et graphiques à la pièce, mais en dehors de tout contexte hiérarchique et de notion de fonds ou collections. Les nouvelles typologies versées dans la base, telles que les estampages ou encore les modèles 3D, ont suivi la même logique. D’un autre côté, les archives manuscrites avaient été inventoriées dans AtoM par séries géographiques puis chronologiques, puis très récemment par programmes de recherche, ou encore par fonds de chercheurs. Le challenge consistait à faire dialoguer ces descriptions de niveaux différents et de retrouver une logique de programmes, à tout le moins une structure raisonnée permettant au consultant de parcourir les archives sans se perdre dans les descriptions.

Face à ce constat, l’approche de l’inventaire méthodique a été privilégiée. Les recherches archéologiques françaises en Grèce étant centrées sur le site étudié, le point d’entrée retenu a été géographique : site, puis secteur fouillé. Les niveaux inférieurs pris en compte ont été le programme de recherche, puis la décennie, l’année de la mission, la typologie des archives, et ce jusqu’au niveau de description le plus bas (le dossier, voire la pièce). Ainsi, les données issues de chaque mission se déroulant sur un secteur donné, de manière annuelle, peuvent-elles être consultées par site, quels que soient la typologie et le niveau de description des archives.

Archimage, l’entrepôt OAI-PMH et la génération automatique des inventaires EAD

Dès le lancement de la deuxième version de la plateforme Archimage en 2021, un travail approfondi de diffusion standard des données avait été effectué.

Celui-ci est divisé en quatre étapes décisives pour permettre une interopérabilité des fonds publics hébergés par la plateforme :

• Le modèle de données : chaque document est accompagné d’une fiche descriptive complexe afin de rendre les différents types de données standardisés et réutilisables. Chaque champ a été retravaillé soit sous forme d’une liste d’autorités (interne à l’établissement ,PeriodO, ou bien externe, IdRef), soit dans un format strict (par exemple des dates valables sous un format AAAA-MM-JJ conforme à l’ISO 8601).
• Le format des métadonnées : le contenu et la structure de la notice descriptive suivent la norme ISAD(G) (International Standard Archival Description – General). Cette norme générale et internationale de description archivistique est un ensemble de règles publié par le Conseil international des archives pour décrire des archives sur plusieurs niveaux afin de rédiger des instruments de recherche.
• Un choix de licence de diffusion : afin d’implémenter les principes FAIR (Faciles à (re)trouver / Accessibles / Interopérables / Réutilisables), les métadonnées descriptives ont été publiées sous licence Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0. Celle-ci permet la réutilisation des données si elles-mêmes sont partagées publiquement sous une forme non commerciale tout en faisant mention de l’EFA et des auteurs.
• Un mécanisme d’échanges de métadonnées : Archimage a implémenté le protocole OAI-PMH qui offre la possibilité de moissonner le contenu des documents archivés par un ensemble de six commandes (verbes) ou services qui sont construits à l’intérieur d’une requête HTTP. Ce protocole a l’avantage de supporter les types de métadonnées EAD et Dublin Core qui sont accepté par FranceArchives.

Bien que la plateforme ait proposé depuis sa deuxième version tous les outils permettant l’interopérabilité standard avec des plateformes externes d’archives, il a été décidé de développer un mécanisme OAI-PMH spécifique pour FranceArchives. Ce choix était nécessaire pour implémenter l’approche de l’inventaire méthodique en vue de décrire les données de recherches archéologiques françaises en Grèce dont le point d’entrée sera le site géographique.

Cette démarche nous permet également de transmettre régulièrement et automatiquement nos inventaires, soit pour les mettre à jour, soit pour ajouter les plus récents.

Vous pouvez retrouver la présentation du service OAI-PMH d’Archimage et la liste des inventaires dédiés à FranceArchives sur la page suivante : https://archimage.efa.gr/?r=franceArchives. Archimage sera régulièrement moissonné par FranceArchives afin de publier les nouveaux inventaires créés.

Pour accéder aux 76 inventaires de l’EFA sur le portail national FranceArchives : https://francearchives.gouv.fr/fr/inventaires/GREFA?es_cw_etype=FindingAid

Pour parcourir tous les 52 000 références : https://francearchives.gouv.fr/fr/inventaires/GREFA?es_cw_etype=FindingAid&es_cw_etype=FAComponent

Les EFE sur FranceArchives

À ce jour, l’EFA et l’EFEO sont toutes deux présentes dans FranceArchives. L’EFEO, ayant rejoint FranceArchives en 2023, procède quant à elle d’une manière similaire, mais via un autre canal : les inventaires publiés dans le portail Calames sont moissonnés via OAI-PMH par FranceArchives.

Pour accéder aux 27 inventaires de l’EFEO : https://francearchives.gouv.fr/fr/inventaires/FR-751169801?es_cw_etype=FindingAid

Pour parcourir tous les 20 861 documents :  https://francearchives.gouv.fr/fr/inventaires/FR-751169801?es_cw_etype=FAComponent

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Enfin, la publication des descriptions des archives de l’EFA dans FranceArchives est concomitante avec la refonte du portail national, mise en ligne le 8 janvier 2025. Nous vous invitons à y découvrir les nouvelles fonctionnalités et l’important travail réalisé sur l’interopérabilité des données.

Pour en savoir plus :

FranceArchives fait peau neuve : https://francearchives.gouv.fr/fr/actualite/949150584

FranceArchives mode d’emploi : https://francearchives.gouv.fr/fr/section/267940203

Article rédigé par Louis Mulot et Marie Stahl

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